AWFS 文印工作流解决方案

AWFS 文印工作流解决方案

课题

随着企业的业务发展,业务部门需要处理的各类文档也越来越多,越来越复杂。业务部门迫切需要将这些文档进行统一化、标准化和自动化的处理。然而随着人力成本的节节上涨,处理文档的代价也变得更加高昂,因此给企业的管理带来了很多的影响。

客户的现状

  • 经常有大量文件排队等待业务部门处理,每份文档处理需要0.5-1天的时间,大大的降低了业务效率。
  • 待处理的文件堆积如山,然而人力资源成本节节上涨,造成处理的人力严重不足。
  • 业务员经常需要在传真机前等待十分钟左右直到确认传真发送成功后才能离开,严重影响工作效率。
  • 来自客户的电子文件格式无法统一,归档花费大量工时。
  • 实现与ERP等业务系统接口的定制开发费用高昂。

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解决方案

提高文档处理的效率
ApeosWare Flow Services 可以容易地实现文档流程的自动化,让机构摆脱堆积如山的文件。因此,用户可以集中精力应付手上的工作:实现自己的目标和远景。ApoesWare Flow Services 可以自动处理每天收到的海量文档-传真、电子文件、纸质和扫描文档,然后根据具体情况分发这些文档。比如,发送数据进行打印或者以电子邮件方式发送至目标接收地址。

其它有用的自动整理功能包括:自动旋转功能检测页面方向,然后相应旋转,以保证所有页面的页眉朝向同一方向;空白页检测功能(双面文档扫描)检测并删除两面都是空白的页面;空白页前分隔功能通过检测插入两份文档之间的空白页判断分隔文档;从指定页面分隔功能按照用户指定的页数分隔文档。

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节约人力成本和查询效率
通过OCR和条码识别实现高效文件管理 。OCR处理有两个重要目的。首先对多功能机扫入的文档进行处理转换成电子文件,然后利用分区功能找到可以用作文件名的关键字。按关键字将文件分类存储到不同的文件夹,最后识别文件内容进行整理和存储,从而实现简单快速的调阅。

传真作业状态自动邮件通知
ApeosWare Flow Services 淘汰了从前在主机终端检查作业状态或错误的方法。现在,作业状态和错误信息可以随时、随地通过电子邮件或消息发送给发出打印作业命令的每个用户。这有利于工作流程的顺畅运转,以及生产力的提升。

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统一格式转换
ApoesWare Flow Services 收到文档数据后,能以选择各种保存格式,包括JPEG、TIFF、PDF、高压缩PDF和DocuWorks等。此外,还支持诸如纠偏、文本对齐、去噪和消边等自动图像优化功能,保证图像质量和方便使用。

效果

  • 提高效率:对文档的处理实现自动化,不需要人干参与。业务流程的效率也大大提高。
  • 文档电子化—文档管理水平提高、易于贮存、预览和检索。
  • 提高安全性—全自动化处理,避免文档操作员在手工处理过程中将文档内容泄密。

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