1995年1月17日，日本神户发生地震之后，许多富士施乐员工志愿奔赴灾区帮助震后恢复。通过志愿活动，许多员工认识到“信息生命线”的重要。看到销售给客户的设备停止工作后，给客户和社会带来了巨大的影响，他们开始意识到富士施乐肩负的责任。

　　基于这次宝贵的经验，富士施乐将关键记录管理 (VRM)升级为其内部控制系统的一部分。关键记录是公司业务持续发展不可或缺的文件和数据。灾难和事故不可避免，然而通过在日常工作中对关键记录进行保护，富士施乐已经能够将其业务运营中关键数据损失的可能性降到最低。

富士施乐关键记录的定义

　　富士施乐的做法是，首先按照自己对关键记录的定义制定一个详细的文件目录，明确标出哪些文件可以被视为关键记录。然后确定采用何种方法来保护这些特别标出的文件和数据。使用率高的文件会被数字化，其文件原稿被存储在抗地震的房间里。较少使用的文件原稿则直接作为档案材料存储在抗地震的房间里。最后，公司还在总部建立了一个记录管理中心，以便进行系统的维护和管理。同时设立的还有一个系统平台，用于管理和对原始关键记录进行数字化处理，并针对多种不同情况，比如组织变化等，做出反应。通过这种方式，一个管理文件整个生命周期——从创造、使用、管理，直到存储和处理的系统便宣告完成。另外，该系统在运行过程中将常规条件下的风险管理也考虑了进去，因此公司管理和内部控制中不可缺少的文件和数据也被视为关键记录。这种做法使得企业能够面对社会对其诚信方面的要求做出快速反应。

　　富士施乐发现，在它所有的文件中，50%的文件可以丢弃，30%不会每天用到但是需要保留下来，只有20%的文件才被公司保留下来使用。换句话说，这套程序让富士施乐可以处理掉多达一半的文件和数据。除了释放出大量可用空间外，其它的好处还包括，我们认识到了对非关键文件和数据的价值进行重新评估的重要性。这是一个意义重大的发现。在当今社会信息的洪流中，确实存在着盲目依赖过时信息，却忽视真正最重要信息的危险。该系统的积极作用在与管理有关的其它方面也很明显，比如改进了信息安全和再生资源的有效利用。

关键记录管理步骤

　　负责VRM的经理新保友二谈到：我们已经将VRM投入实践，因此知道，VRM能够极大地帮助日本公司提高他们的绩效，它是富士施乐现在应该提供给社会的一个“有价值的发现”。公司还游说政府，成功地将关键记录管理作为一项要求纳入了中央灾难管理委员会发布的商业持续性规划纲要。日本这个曾经一度被认为是风险管理意识淡薄的国家，终于朝着VRM的传播普及迈出了第一步。