某教育科技(集团)有限公司广州分校

某教育科技(集团)有限公司广州分校
解决方案:集中管理大批量的教材印刷工作,通过费用报表实现成本可视化管理,大幅提高设备使用满意度
业种:教育
某教育科技(集团)有限公司(以下简称集团),是一家大规模的综合性教育集团,同时也是教育培训集团。集团业务包括外语培训、中小学基础教育、学前教育、在线教育、出国咨询、图书出版等各个领域。

客户面临的挑战

1.资产和设备管理困难。

分散式设备日益增加,资产缺乏可视化管理。集团目前有在广州有12个校区,共13台二手复印设备,月印量达35万。由于复印设备品牌不统一、售后服务不佳,导致设备卡纸率和故障率偏高,并有用户投诉的情况发生。因此集团行政部希望更新复印设备,提高办公效率、改善用户满意度。

2.难以进行成本管控。

集团每个月的文印费用时高时低,月均文印运营成本偏高。由于现有设备无法提供使用情况和印量的详细数据或报告,导致成本管理难以进行。分散式的设备运维只能靠人工预估成本,造成运维成本不可控,也无法实现事前管理。同时在运营中也存在纸质和电子文件双重管理的问题,不必要的文印输出造成浪费。

3.办公效率低下且影响形象、员工满意度偏低。

集团设备繁多,办公自动化程度偏低,文件流转率低。同时输出效率低,多品牌多品种设备不易管理,文档信息安全无法保障。集团需要复印和装订的文件中很大一部分是教师教材,需要手工进行装订。这不仅费时费力、影响办公效率,并且装订方式参差不齐、不够规范,对集团的形象造成一定影响,不符合集团作为大规模的综合性教育集团的专业定位。

提案的解决方案

构筑高效的信息化文印智能办公环境:综合集团校区多、设备分散、印量高的情况,富士施乐为集团搭建了“生产型打印系统 + 办公用数码多功能一体机 + 亚特兰大管理套件”的整体的解决方案。

1.实现资产和设备管理最优化。通过使用高速度的生产型打印系统,将12个校区的大印量的教材文印工作整合到一个较大的校区,不仅提高效率、节省了成本,专业的自动装订更使教材美观。相比起以前各个校区各自打印自己的教材,集中管理不仅可以使成本可视化,还可减少文印浪费和优化机型配置。

2.更新高稳定性的设备提高业务效率和员工满意度。一方面卡纸率降低到了1%,大大提高了员工的使用满意度,集团IT部门因此广受好评。另一方面,富士施乐设备的自动装订功能也受到了使用人员的称赞,精美的装订使教材更美观和专业化,细节虽小却提升了集团在学员中的品牌形象。

3.可视化的成本分摊,让成本可以追溯,从而进一步降低运营成本。精细化的成本管理能轻松地实现部门员工打印费用的精细分摊,同时也能实现教师打印教材成本的简易分摊,运营成本降低了30%。

4.富士施乐亚特兰大管理套件(AWMS)出具的环保报表,成功替集团打造环保高效绿色的企业形象。


客户的声音

丰富生动的讲解和演示让我们体会到让富士施乐的专业度,让我们了解到在自己的办公区域就可以全自动制作美观大方的样本。我们采取了富士施乐提出的集中输出的建议,通过演示进行尝试并熟练操作,感觉非常便利。Live office的参观也让我们耳目一新:环保报表可以反映公司内部的环保排名,不仅能够在无形中促使同事们遵循环保理念,更能打造自己独特的行政文化。之前我们的不少疑虑,比如真的能够大幅降低印量、减少开支?富士施乐软件方案的数据报告消除了我们的疑虑。对于此次的合作,我们感到非常满意,并且将会在更多的校区进行推广。

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